Forest and Biodiversity Support (FABS) Activity recrute au poste de Spécialiste contrats de sous-traitance à Kinshasa, RDC. Date de clôture: le 20/5/2024

Lieu

Kinshasa

Organisme

Forest and Biodiversity Support (FABS) Activity

Description

Spécialiste contrats de sous-traitance – USAID’sForest and Biodiversity Support Activity, République Démocratique du Congo

Financée par l'USAID par le biais du Programme régional pour l'environnement en Afrique centrale (CARPE), l'activité de soutien aux forêts et à la biodiversité (FABS) travaillera avec les acteurs environnementaux du bassin du Congo pour faire face aux menaces à grande échelle qui pèsent sur les forêts et la biodiversité. FABS renforcera les institutions locales par un renforcement ciblé des capacités, améliorera le partage des connaissances et les communications entre les réseaux de conservation, et produira de nouvelles analyses et preuves pour soutenir les réformes politiques et une plus grande innovation dans les approches de conservation. Pour mettre en œuvre ces stratégies, FABS s'associera étroitement à un vaste réseau d'institutions comprenant la société civile, les médias, le gouvernement et d'autres praticiens de la conservation et du développement.

Le rôle du spécialiste contrats de sous-traitance est de soutenir la mise en œuvre du programme par le biais de contrats de sous-traitance, soutenir les négociations et gérer les opérations avec les sous-traitants et les fournisseurs de services locaux et régionaux, assister la Chef du Projet (COP) et la Chef du Projet Adjointe (DCOP) et travailler en collaboration avec les responsables techniques. Le spécialiste contrats de sous-traitance assistera également dans le suivi d'activités spécifiques en rapport avec les aspect opérationnels de sous contrat.

Principales responsabilités et tâches:

Effectuer un premier examen des factures des sous-traitants pour confirmer que tous les taux sont corrects et que tous les coûts sont admissibles, en coordination avec la DCOP pour l'approbation et le traitement.
Gérer les opérations avec les sous-traitants et les fournisseurs de services locaux et régionaux.
Verifier les budgets des sous-traitants et les montants engagés.
Veiller à la clôture appropriée des contrats de sous-traitance à l'achèvement des produits livrables et/ou à la date d'expiration.
Tenir à jour le calendrier des sous-traitants avec les dates d'échéance pour la gestion financière et d'autres étapes.
Mettre à jour les dossiers sous-traitance sur la plateforme Salesforce.

Nouveaux contrats de sous-traitance et modifications de contrats de sous-traitance :

Préparer le document d’appel à proposition.
Examiner les soumissions reçues pour s’assurer que les dossiers sont au complet.
Assister le comité d’évaluation.
Sous la supervision de la DCOP, rédiger le, le draft de mémorandum de négociation compiler les documents justificatifs et le document final de sous-traitance/modification pour examen et approbation par l’équipe du siège.

Gestion financière :

Soutenir l’équipe du projet dans la gestion du budget du projet, le suivi des dépenses et la préparation des projections, avec une responsabilité principale pour les contrats de sous-traitance.

Politique de conformité et d'archivage :

Travailler avec l'équipe du siège pour s'assurer que les contrats de sous-traitance sont conformes aux politiques et procédures de l'USAID et de Tetra Tech ARD.

Maintenir les fichiers électroniques d'exploitation, les rapports techniques, les livrables contractuels et autres, conformément à la politique d'archivage.

Rapports/réunions :

Aider à la préparation des rapports et des présentations, y compris le suivi des échéances des rapports afin d'assurer une livraison en temps voulu.
Participer aux réunions internes hebdomadaires, fournir des mises à jour sur les domaines de responsabilité, se tenir au courant des opérations du projet et de l'avancement de la mise en œuvre.

Acquisitions :

Apporter l’assistance au Spécialiste des acquisitions dans le processus de compétition lors des achats complexes et multiples

Gestion du programme:

Soutenir la planification annuelle des travaux, les rapports trimestriels et annuels sur les performances et les autres tâches de gestion de projet assignées par la COP et DCOP;
Aider la COP et DCOP à fournir des mises à jour pertinentes et régulières à l'USAID sur la mise en œuvre des activités liées aux contrats de sous-traitance.

Qualifications (Minimum Requis)

Education

Diplôme universitaire dans un domaine lié a la gestion des contrats (notamment de sous-traitance), développement international/sciences sociales, administration des affaires, ou sciences environnementales.

Expérience professionnelle

Un minimum de trois (3) ans d'expérience dans un poste similaire avec des institutions œuvrant dans le domaine de développement. L’expérience antérieure de la gestion de contrats de sous-traitance pour des projets financés par l'USAID est préféré.

Compétences

Une expérience significative de la gestion de programmes de sous-traitance dans des conditions difficiles.
Capacité à évaluer et à encadrer des organisations et des réseaux en vue de leur viabilité organisationnelle.
Excellent communicateur - tant à l'oral qu'à l'écrit.
Excellentes compétences interpersonnelles.
Capacité à travailler efficacement avec divers acteurs (par exemple, l'équipe technique du projet, la direction du projet, les personnes supervisées, les bénéficiaires de subventions, le Siège et USAID).
Souplesse, volonté d'accomplir d'autres tâches pour aider à atteindre les objectifs du projet, et d'accomplir les tâches en temps voulu.
Être à l'aise pour visiter des sites éloignés avec peu de commodités.

Langues