iMMAP recrute au poste d’Agent d’administration à Kinshasa, RDC. Deadline: 10/04/2023 Revendiquée

Agent d’administration, Kinshasa, République démocratique du Congo

 Date de clôture : lundi 10 avril 2023

Pays : République Démocratique du Congo

Lieu d’affectation : Kinshasa

Genre : Temps plein

Statut : Consultant National

Organisation : iMMAP

Date d’ouverture : 10 mars 2023

Date de clôture : 10 avril 2023

Début du contrat

01 avril 2023

Fin du contrat

31 mars 2024

La durée du contrat

12 mois

Langues : anglais

Français

Organisation

iMMAP est une organisation non gouvernementale internationale qui fournit des services de gestion de l’information aux organisations humanitaires et de développement. Grâce à la gestion de l’information, nous aidons nos partenaires à cibler l’aide sur les populations les plus vulnérables du monde. Notre philosophie de base est que de meilleures données conduisent à de meilleures décisions et que de meilleures décisions conduisent à de meilleurs résultats. Le soutien essentiel d’iMMAP aux chaînes de valeur de l’information aide à résoudre les défis opérationnels et stratégiques de nos partenaires dans les contextes d’urgence et de développement en permettant une prise de décision fondée sur des preuves pour de meilleurs résultats.

Arrière-plan

iMMAP est présent en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 2019 à travers plusieurs projets en appui à la communauté humanitaire. Grâce à ce nouveau projet, iMMAP soutiendra le Cluster Santé et ses membres, en mettant en place une unité pour fournir un soutien direct à la gestion de l’information et des services de messagerie instantanée à la demande. Les principales fonctions de l’unité seront d’aider les partenaires de la santé à identifier et à combler les lacunes en matière de gestion de l’information et de soutenir les besoins d’évaluation et de suivi de la réponse en consultant sur le développement et l’utilisation d’outils et de méthodologies d’évaluation, en examinant et en mettant à jour les ensembles de données opérationnelles communes, et concevoir des outils de suivi thématiques et collaboratifs.

Description des devoirs

L’agent administratif fournira un soutien administratif général, sous la responsabilité du chef de projet. l’agent administratif sera responsable de fournir un soutien logistique, financier et administratif au bureau de l’iMMAP en RDC pour s’assurer que les activités de l’iMMAP sont gérées de manière efficace et efficiente.

L’agent d’administration aidera à assurer la responsabilité et la transparence d’iMMAP à tous les niveaux.

1/ Soutenir les démarches administratives et logistiques d’iMMAP en RDC

•  Fournir un soutien de secrétariat pour la rédaction officielle de documents écrits opérationnels, techniques, juridiques et administratifs légers, y compris des lettres, des avis, des rapports…
•  Veiller à ce que les procédures logistiques soient conformes aux exigences, réglementations et politiques mondiales d’iMMAP pendant toutes les phases du projet ;
•  Mettre à jour la liste de contacts iMMAP sur une base mensuelle.
•  Effectuer les paiements en espèces selon les instructions de son responsable une fois que toutes les procédures de validation appropriées ont été suivies.
•  Copiez les factures pour archiver la comptabilité mensuelle.
•  Soutenir les arrangements de voyage pour le personnel international et les visiteurs en réservant tous les taxis, hôtels et vols en temps opportun et diffuser en interne le document de suivi comprenant les numéros de téléphone des visiteurs. Coordonner la prise en charge et le retour des transports et l’hébergement (hôtel, appartement, maison) du personnel et des invités.
•  Aider à l’archivage de tous les documents liés à l’administration, aux ressources humaines et aux finances et en particulier être responsable de l’archivage des documents comptables et de leur transfert au siège conformément aux instructions de son responsable.

2/ Trésorerie et gestion d’actifs

•  Gérer le processus global de liquidité du projet pour s’assurer que des fonds suffisants sont disponibles pour répondre aux exigences et obligations de décaissement des sous-récipiendaires ;
•  Examiner les rapprochements bancaires mensuels ;
•  S’assurer qu’un registre des actifs est tenu.

3/ Soutenir la liaison avec les autorités de la RDC pour les démarches administratives et judiciaires, en collaboration avec le chef de projet d’iMMAP

•  Assister dans toutes les procédures administratives, y compris sur tous les documents et processus d’enregistrement auprès des autorités compétentes, en coopération avec le chef de projet d’iMMAP
•  Procéder à tous les paiements légaux pour le bureau de la RDC en temps opportun et selon les instructions de son responsable.
•  Suivre la procédure pour toutes les exigences légales pour le personnel international (Visa, permis de travail) et les visiteurs avec le chef de projet d’iMMAP

Exigences

Contexte, connaissances et compétences requis :

•  Formation en administration ou dans un domaine connexe, un baccalauréat est requis
•  Au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire dans une autre ONGI
•  Excellente maîtrise de Microsoft Office Excel et Word
•  Maîtrise du français et de l’anglais (parlé/lu/écrit)

Qualités relationnelles requises :

•  Engagement envers les politiques et normes de travail d’iMMAP ainsi qu’envers les valeurs humanitaires
•  Solides compétences organisationnelles et souci du détail avec la capacité de gérer les priorités, de respecter plusieurs échéances concurrentes et de travailler sans supervision constante
•  Bonnes capacités de communication et de présentation
•  Honnête et digne de confiance
•  Capacité à travailler sous pression et à gérer des situations stressantes.
•  Motivé, flexible et adaptable aux besoins de l’équipe et de l’organisation
•  Être à l’aise pour demander des conseils et des éclaircissements en temps opportun, au besoin, pour réussir dans le rôle

Des principes directeurs

Le personnel doit se conduire de manière professionnelle et respecter les lois locales, les coutumes et les politiques, procédures et valeurs d’iMMAP à tout moment et dans tous les pays.

iMMAP a une tolérance zéro pour le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, la traite des êtres humains, la maltraitance et l’exploitation des enfants. Toute violation de ces principes et politiques sera considérée comme une faute grave.

iMMAP est un employeur garantissant l’égalité des chances, quelle que soit l’origine.